Cari amici, una volta programmata una festa dobbiamo assicurarci il necessario perché abbia successo. A parte la sicurezza (di cui trovate qui una piccola ma importante discussione), vi sarà sicuramente utile una lista di 10 cose da ricordare a seconda del tipo di festa.
5 cose da ricordare per una festa Privata
Nel caso di una festa privata (fino a 200 persone) è importante ricordare:
- Verificare la portata dell’allacciamento elettrico. Sottovalutato ma spesso causa di problemi è la potenza del contatore: troppe volte capita di aver preparato tutto a dovere e poi sul più bello ZAC!!! Cade l’interruttore generale per troppa richiesta. Se non vogliamo fare una figura pessima verifichiamo e programmiamo bene il tipo d’impianto che ci possiamo permettere. ATTENZIONE!!! Se come spazio utilizziamo casa nostra, dobbiamo tenere conto del consumo degli elettrodomestici di normale utilizzo.
- Calcolare il quantitativo giusto di bevande e cibarie. Di certo una festa di successo non può avere approvvigionamenti contati al limite, altrimenti si rischia di trovarsi con nulla da bere o da stuzzicare. D’altro canto anche esagerare può essere contro indicativo: cosa ce ne facciamo poi di alimenti deperibili per 30 persone se ci avanzano?
- Allestimento sala, tavoli ed eventuale palco. Come diciamo sempre OCCHIO ALLA SICUREZZA!Però anche l’occhio vuole la sua parte, quindi occorre sistemare l’allestimento in modo gradevole e adatto alla festa (in particolare per feste a tema). C’è sempre il modo di coniugare bello e sicuro
- La pulizia. Cosa dire di una festa ben organizzata ed allestita dove poi, quando alcool e natura chiamano ci si trova difronte ad un bagno orrendamente sporco? E chi utilizzerebbe bicchieri lavati male e pieni di ditate?
- Assicurarsi che i vicini non chiamino la polizia. Eh già, quante volte capita di avere tutto a posto e poi ti arriva un controllo della polizia chiamata dal vicino? Spesso si tratta del vicino rompi scatole, ma tante volte è solo che avete esagerato con rumore e volume. Piuttosto che rischiare, informate i vicini o, se prevedete un livello elevato di rumore forse è meglio affittare uno spazio più consono.
5 cose da ricordare per una festa Pubblica
Se il punto 5 diventa fondamentale, abbiamo però altre 5 cose da ricordare in aggiunta alle precedenti:
- Promozione e Crowdfunding. Occorre tenere sempre presente che le spese vanno coperte, a prescindere dal successo della festa. Se in caso di festa privata gli sponsor possono essere i genitori, in una festa pubblica di solito è necessario trovare un altro sponsor o fare una campagna per raccogliere i fondi necessari.
- Pubblicità e biglietteria. Che sia una festa a pagamento (dove serve anche una biglietteria) o gratuita, per aver successo è ovviamente fondamentale la pubblicità. A pagamento o solo passaparola, via social network o volantinaggio, una campagna ben progettata (senza farsi fregare dal pubblicitario di turno) è sinonimo di riuscita.
- Accordarsi col fornitore. In questo caso, integriamo il punto 2 della precedente lista con un’accortezza: i fornitori devono essere reperibili, disponibili e accettare il reso degli invenduti.
- Gestire il fumo e OCCHIO ALLO SPACCIO! Tante persone significa anche tanti occhi necessari per assicurarsi che non vi siano eventi sgradevoli (tipo lo spaccio). Ricordatevi che all’interno di una festa, la responsabilità è nostra. Cosa gradita sarà ovviamente prevedere aree fumatori, così da non rendere irrespirabile l’aria e tutelare i vostri partecipanti non fumatori.
- Girare video e promo. Cosa c’è di più invitante di un promo ben girato? E Cosa serve dare una festa di successo se poi non lo sa nessuno? Quindi, tenendo conto della legge sulla privacy, ricordatevi di girare video e promo, nonché di fare una bella fotogallery.
Nota importante
Prima di organizzare il tutto vi sono due aspetti legali da ricordare:
- Pagare la SIAE o almeno verificare che lo si debba fare. Di solito per feste contenute è sufficiente un forfait.
- Contattare la Polizia per aver i permessi necessari. Dimostrerete un gran senso civico e vi metterete al sicuro da problemi e contestazioni.
Ovviamente queste sono linee guida generiche, se vi occorre supporto meglio affidarsi a personale con esperienza. Non esitate a contattarci per una consulenza.